檔案檢索

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檔案檢索是檔案利于第一步。檔案檢索從不同角度劃分有不同的方式，從檢索效率、數據安全、存儲成本和用戶需求差異等因素考慮，電子檔案管理系統的檢索功能分為檔案檢索和全文檢索兩個功能模塊。檔案檢索是對現有字段，如：檔案類型、版本號、卷冊檢索號進行檢索，檢索效率高，推薦優先使用。全文檢索是對檔案文件的全文和摘要進行處理，建立全文檢索庫，優點是檢索精確度高 ，但是檢索效率低。檔案檢索按對檔案系統的了解分為跨庫（門類）檢索和庫內（指定門類）檢索兩種方式。

檔案跨庫檢索和檔案庫內檢索適用場景

（1）跨庫檢索

適用于對檔案了解不多，需要大范圍查找的情況，輸入關鍵詞，查出當前所有門類檔案關鍵字段中包括此關鍵詞的內容，多個關鍵詞可以用空格分隔，默認包括一個關鍵詞就被檢索出，檢索結果按檔案類型分開列出。

（2）檔案庫內檢索

適用于對檔案比較了解，事先指定檔案庫鎖定查詢范圍，查詢結果更準確。

通過樹形結構展現出所有檔案門類，分案卷、文件逐級查詢，分頁查閱；在檔案庫可以對對案卷、文件進行任意字段檢索，或者配置檢索條件，如指定具體字段，等于、包含、大于某些字符，條件之間可以使用與或非等布爾運算符組合。