檔案統計

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為了全面了解企業電子檔案的現狀和需求，為電子檔案的管理和利用提供科學依據。電子檔案管理系統的統計工作的主要內容包括電子檔案的數量、存儲容量、利用情況、目錄數據和元數據、統計報表和可視化呈現；遵循：準確性、及時性、科學性、完整性、安全性、詳細性、規范性、可視化以及分析與挖掘等方面的基本要求。

電子檔案統計工作的主要內容

1、電子檔案數量統計

統計電子檔案的卷數、件數等，統計電子檔案的全宗、門類、年度、保管期限等要素的數量。

2、電子檔案存儲容量統計

統計電子檔案的存儲容量，包括總存儲容量、各類型檔案的存儲容量等，了解電子檔案占用的存儲空間，為存儲設備的擴容提供參考。

3、電子檔案利用情況統計

統計電子檔案的利用人次、利用目的、復制、下載等利用情況，這有助于了解電子檔案的使用頻率和需求，為優化電子檔案服務提供參考。

4、電子檔案目錄數據和元數據統計

統計電子檔案的目錄數據和元數據，包括文件的標題、作者、創建日期、修改日期等信息，這有助于了解電子檔案的基本信息，為電子檔案的管理和利用提供便利。

5、電子檔案統計報表和可視化呈現

根據統計結果，生成各類統計報表，如餅圖、圓環圖、柱狀圖、折線圖等，通過可視化呈現，使統計結果更加直觀易懂，便于管理者分析和決策。

6、電子檔案安全存儲和管理統計

統計電子檔案的安全存儲和管理情況，包括檔案的備份、恢復、加密等安全措施，這有助于確保電子檔案的安全性和完整性，防止檔案丟失或損壞。

電子檔案統計的基本要求

1、準確性

確保統計數據的準確性和可靠性，是對電子檔案進行有效管理的基礎，檔案統計工作要做到實事求是，如實反映情況，數字必須準確，不得虛報偽造。

2、及時性

及時的統計數據可以反映電子檔案管理的實時情況，上報統計數據要及時，應在規定時限內上報各類統計報表，為決策提供依據。

3、科學性

檔案統計工作必須執行《中華人民共和國統計法》，用科學的方法進行統計，確保統計數據的科學性和合理性。

4、完整性

統計工作應覆蓋所有相關電子檔案，確保數據的完整性。包括但不限于電子檔案的數量、存儲容量、利用情況、目錄數據和元數據等。

5、安全性

在統計過程中，應確保電子檔案的安全性和保密性。對于涉及敏感信息的電子檔案，應采取加密、訪問控制等安全措施。

6、詳細性

統計數據應盡可能詳細，包括電子檔案的具體信息、利用情況、存儲狀態等。詳細的統計數據有助于更好地了解電子檔案的現狀和需求。

7、規范性

統計工作應遵循相關規范和標準，如《電子檔案管理基本規范》等。確保統計工作的規范性和一致性，提高統計數據的可比性和可信度。

8、可視化：

統計結果應以可視化形式呈現，如餅圖、柱狀圖、折線圖等?？梢暬尸F有助于更直觀地了解電子檔案統計數據的分布和趨勢。

電子檔案管理系統檔案統計功能

通過電子檔案管理系統，可實現各類檔案庫存量、歸檔量、利用量、銷毀等統計分析，形成各種統計圖和統計表等。

統計數據支持在首頁展示，可投大屏，可按需定制。