系統管理

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為確保電子檔案的高效、安全和有序管理，系統管理包括登錄、用戶管理、權限管理、流程管理、日志管理和外部資源集成。

用戶登錄

通過用戶名和密碼方式的認證登錄；根據權限訪問已經授權的功能，未授權模塊對用戶不可見。

另外，實現從OA辦公系統或者公司的門戶系統直接跳轉到本系統，無需再次輸入登錄名、密碼。實現流程待辦條數與OA門戶和檔案系統首頁的整合。與企業微信集成實現移動應用，實現待辦提醒功能。檔案系統首頁可進行靈活的配置。

用戶管理

檔案系統中的用戶賬戶信息、組織機構和人員信息可通過統一的人事系統數據庫或中間數據庫中的組織架構和人員信息進行同步，自動創建、更新、注銷。

角色和權限管理

可以根據檔案系統的管理要求，靈活配置用戶角色，并對不同角色人員分配不同的功能操作權限、數據訪問權限、文檔的檢索、瀏覽、下載等權限。

流程管理

系統提供流程可視化設計、待辦管理、消息通知、流程過程管理等功能。

日志管理

系統通過記錄用戶操作日志來加強系統的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數據過程進行審計。系統具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能。

系統提供登錄日志、操作日志和數據訪問日志三類日志，用于記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

外部資源集成

對于需要的外部資源，比如期刊、論文、技術標準等，可以自定義到檔案系統地門戶首頁中，用戶通過配置外部資源訪問地址，集成至檔案管理系統進行統一入口訪問。