大型專業設計院檔案管理系統客戶案例

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設計院電子檔案管理系統項目背景

某大型專業設計院，業務范圍廣，承擔了很多大中型項目，越來越多的文件和信息需要長期保存，然而原有的手工管理方式已經無法滿足日益增長的數據量的管理需求。為了提高檔案管理效率和安全性，客戶選擇引進電子檔案管理系統。

設計院電子檔案管理系統項目介紹

在初步了解客戶需求的基礎上，我們為客戶量身定制了電子檔案管理系統方案，并在系統部署、數據遷移、培訓等方面全程協助。整個實施過程順利進行，并在最短時間內完成了系統上線和員工的培訓工作。

電子檔案管理系統包含：檔案收集、檔案門類管理、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱、檔案鑒定銷毀、檔案統計等功能。下面為電子檔案管理系統部分功能展示：

檔案收集

1、系統接口接收：提供檔案接收標準接口，業務系統可直接調用，實現數據交互，完成文件在線接收。

2、手動新建檔案：手動新建檔案信息，并對檔案進行著錄，手動上傳對應電子文件。

3、批量上傳檔案：系統提供批量導入功能，可根據導入模板和規范，導入檔案數據及文檔。

4、歸檔管理：各部門**檔案人員將檔案文件數據移交歸檔至檔案部門，移交業務分為發起、審核、接收、退回等處理環節。

檔案管理

檔案庫整理：檔案進入整理庫后，由管理員按規范進行著錄管理。

檔案管理門類：靈活定義檔案門類，可多維度進行自定義設置。

全宗卷管理：實現對館藏全宗的基本信息進行錄入、修改、檢索、打印等功能。

檔案鑒定銷毀：根據檔案存檔日期和保管期限表，系統對已經歸檔的檔案進行到期鑒定，生成列表清單若確認銷毀，生成銷毀清冊，記錄鑒定意見。

檔案利用

1、檔案借閱：可借閱列表、借閱記錄、借閱丟失管理。

2、利用效果反饋：該功能用于用戶對利用檔案產生的經濟效益或社會效益進行反饋。

數據統計展示

實現各類檔案庫存量、歸檔量、利用量、銷毀等統計分析，形成各種統計圖和統計表等。

 設計院電子檔案管理系統項目收益

電子檔案管理系統的使用，在客戶的電子檔案管理工作中起到了積極的推動作用。以下是客戶在使用電子檔案管理系統后體驗到的幾個顯著的優勢：

1. 提高了檔案管理效率：通過電子檔案管理系統的自動化處理，客戶的員工可以更加便捷地存儲、檢索、備份和恢復電子檔案，大大減少了傳統手工管理的時間和勞動成本。

2. 提高了檔案安全性：電子檔案管理系統擁有先進的數據備份、恢復和安全保障機制，保證了客戶電子檔案的完整性、可訪問性和安全性，避免了傳統手工管理和存儲中可能存在的安全隱患。

3. 提高了檔案信息化水平：電子檔案管理系統的使用，讓客戶的電子檔案信息得以規范化、數字化和信息化，方便了信息的日常使用和分享，進一步提高了客戶的檔案信息化水平和管理效率。

設計院電子檔案管理系統項目總結：

電子檔案管理系統在客戶的電子檔案管理工作中，發揮了十分重要的作用，為客戶提供了便捷、高效、安全的電子檔案管理服務。客戶的實際案例充分說明了電子檔案管理系統的特點和優勢，在節約成本、提高效率、提升檔案信息化水平等方面，均取得了明顯的效果。我們期待有更多的客戶選擇我們定制開發電子檔案管理系統，共同建設高效、安全、現代化的電子檔案管理新時代！

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